علیرضا فلاحی نژاد

عنوان مقاله:

رویکرد سیستمی

 

استاد مربوطه:

دکترمحمدجعفر مهدیان

 

گردآورنده:

معصومه محمودی

 

بهار ۹۴

مقدمه

رویکرد سیستمی بیش از نیم قرن  است که جایگاه ویژه ای در قلمرو مدیریت پیدا کرده است به طوری که صاحب­نظران و کارورزان مدیریت بر آن­اند که با این رویکرد، درک و فهم ضرایظ پیچیده سازمانی و توضیح آن آسان می شود.

در پژوهشهای «روابط انسانی» به سازمان به عنوان سیستم اجتماعی اشاره شده است. فالت در دوره­ای که نظریه کلاسیک مدیریت رونق داشتند، به جوانب روان­شناختی و جامعه­شناختی مدیریت توجه داشت، مدیریت را فرایندی اجتماعی می­دانست و سازمان به ره مثابه سیستمی اجتماعی قلمداد می کرد. (کاست ورزنزویگ، 1985)

از نظر بارناد (1938)، سازمان به منزله یک سیستم همکاری است که در آن هر جزیی با اجزای دیگر رابطه دارد. با این وجود، تحلیلهای اولیه، سازمان را به عنوان سیستم­های بسته، و جدا از محیط، مورد توجه قرار می­دادند و از این رو، توضیح و تبیین سازمانها برحسب فعالیتهای درونی آنها صورت می­گرفت و به عوامل و نیروهای محیطی چندان توجهی مبذول نمی­شد.

در این مقاله، ابتدا به تعریف سیستم و مفاهیم مربوط پرداخته، سپس نظریه عمومی سیستم ها و رویکرد سیستمی توضیح داده، در خاتمه، کاربرد این رویکرد در مدیریت سازمانها بویژه در آموزش و پرورش مورد بررسی قرار می گیرد

 

.

تعریف سیستم

سیستم (نظام) عبارت است از منظومه­ای از عناصر و اجزایی که با هم ارتباط و کنش و واکنش متقابل داشته، کل واحدی را به وجود می­آورند. هر سیستم دارای حد و مرزی است که آن را از محیط یا پیرامونش متمایز و با آن مرتبط می­سازد. حد و مرز بعضی سیستم­ها، نفوذپذیر و بعضی دیگر نفوذناپذیر است بر مبنای این خاصیت، آنها را به سیستم­های باز و بسته تقسیم می­کنند. سیستم­های باز با محیط خود ماده، انرژی یا اطلاعات مبادله می­کنند. یعنی با محیط خود به کنش و واکنش متقابل می­پردازد. سازمانها سیستم­های باز محسوب می­شود.

خواص عمومی سیستم­ها

همه سیستم­ها چه باز و چه بسته یا کم و بیش باز و بسته خواص معین و مشترکی دارند و کنش و واکنش­های اجزای سیستم و رابطه متقابل آن با محیط حاکی از ناظربودن سیستم به هدفی است. هدف سیستم عبارت از وظیفه یا وظایفی است که آن سیستم در ارتباط با محیط یا سیستم­های مجاور یا سیستم­های بزرگتری که جزیی از آن است، انجام می­دهد. اجزای سیستم، خرده سیستم­ها، و سیستم­های بزرگتر که سیستم مورد نظر جزیی از آن است، فراسیستم نامیده می­شود.

همه عناصری که از محیط وارد سیستم می­شوند، دروندادهای آن به شمار می­روند. سیستم با استفاده از دروندادها، وظایفش را انجام داده، هدف خود را تحقق می بخشد.دروندادها طی فرآیند فعالیتها یا عملیات سیستم، به بازده یا برونداد آن مبدل می شود.

الگوی فعالیت­های سیستم، چرخشی است. یعنی، بروندادهای سیستم به محیط، تداوم و استمرار فعالیت آن را فراهم می سازد.مثلا، یک کارخانه که مواد خام، منابع مالی و نیروی انسانی و ماشینی را به صورت درونداد مورد استفاده قرار می دهد، محصولی تولید کرده، روانه بازار می­سازد(برونداد). در صورت جذب محصول در بازار، عواید حاصله مجددا برای تهیه مواد و منابع و نیروی انسانی مصرف می شود تا آن کارخانه به فعالیت خود ادامه دهد.

همه سیستم­ها، صرفنظر از ماهیت، اندازه یا نوع آنها، به مرور زمان دچار آنتروپی یا بی­نظمی،رکود، کهولت و مرگ می­شوند. یک سیستم هر چه بیشتر از منابع و محیط خود برخوردار شود و به فعالیت، رشد و توسعه خود ادامه دهد، بیشتر دوام می­آورد. آنتروپی، قانون عمومی طبیعت است که به موجب آن هر شکل سازمان دارای به سوی بی­سازمانی میل می­کند. فقط بازترین سیستم­ها می­توانند در مقابل آن مقاومت کرده و با تولید آنتروپی منفی، نیروهای بازدارنده و زوال برنده آنتروپی را خنثی سازند. در سیستم­های سازمانی امکانات فراوانی برای مبارزه با آنتروپی وجود دارد.

 

طبقه­بندی سیستم­ها

صاحبنظران علاوه بر تقسیم­بندی سیستم­ها به بازوبسته- یا به عبارت درست­تر، کمابیش بازوبسته، انواع سیستم­ها را برحسب ویژگیهای مشترکی به اشکال مختلف طبقه­بندی کرده­اند که معروف­تر از همه، طبقه­بندی بولدینگ (1986)، می­باشد. وی سیستم­ها را برحسب سطح پیچیدگی ساختار و کارکرد آنها طبقه­بندی کرده است. او جهان هستی را به نه سطح سلسله مراتبی تقسیم کرده که ساختار و کارکرد سطح متوالی، پیچیده تر از سطح قبلی است و نیز، در هر سطح ویژگیهای سطوح قبلی وجود دارد. به موجب این طبقه بندی سطوح سیستم­ها به شرح زیر است.

سه سطح اول این سلسله مراتب (ساختارهای ایستا، پویای ساده، سیستم­های سیبرنتیک) را می­توان سیستم­های فیزیکی یا مکانیکی نامید که اساس معرفت در علوم فیزیکی نظیر فیزیک و نجوم را فراهم می­آورند.

سه سطح دوم (سیستم­های باز با ساختار خودنگهدار، ارگانیسمهای گیاهی، حیوانی) سیستم­های بیولوژیک را تشکیل می­دهند که زمینه کارزیست شناسان، گیاه­شناسان وجانورشناسان است.

سه سطح آخر (ارگانیسمهای حیوانی، سطح انسانی، سیستم­ها و سازمانهای اجتماعی و سیستم­های متعالی) به سیستم­های انسانی و اجتماعی مربوط می شود که زمینه کار علوم اجتماعی و نیز هنرها و ادبیات است.

نظریه عمومی سیستم­ها

نظریه عمومی سیستم­ها، مجموعه معرفت یا رشته علمی جدیدی است که در سال 1954 پی افکنده شد و کوشش آن در جهت نیل به مقام یک علم کلی، همتراز با ریاضیات و فلسفه است.

این نظریه، با طبقه بندی سیستم­ها بر مبنای کارکردها و نحوه سازمان یافتن اجزای آن، درصد دستیابی به اصول کلی و استنتاج قوانین یا نوعی الگوهای رفتاری است که به طور کلی در مورد همه سیستم­ها صادق و معتبر باشند. این نظریه از بنیش­های تمام رشته­های گوناگون علوم برای شناخت پدیده­های سیستمی مدد می­گیرند. و از این رو می­توان آن را یک نظریه عمومی ابر رشته­ای دانست.

 

 

رویکرد سیستمی

رویکرد سیستمی به سازمانها، چارچوب کلی مناسبی برای تفکر، مدیریت و تحلیل فراهم می­کند. جانسون و همکاران (1976)، نظریه سیستم را مبنای رویکرد سیستمی قرار داده و فلسفه سیستمی، مدیریت سیستمی و تحلیل سیستمی را به عنوان مفاهیم فرعی آن در نظر گرفته­اند.

شکل1 روابط میان این مفاهیم را نشان می دهد. همان طور که ملاحظه می­شود، گردش و توالی عناصر فوق، از نظریه به عمل یا از مفهومی به تحلیلی است. وقتی که نظریه سیستمها به عنوان فلسفه به کاربرده می­شود، دیدگاه آن، مفهومی و روش آن، تفکر و تامل است.

در مدیریت سیستمی، دیدگاه، عمل گرایانه و روش ترکیبی است. در تحلیل سیستمی، دیدگاه، بهینه سازی یا مشکل گشایی و روش، مدل سازی است.

شکل 1- رویکرد سیستمی (اقتباس از جانسون و همکاران، 1976)

فلسفه سیستمی: اگر همه امور را به صورتمدل درونداد – برونداد تصور کنیم در این صورت فلسفه سیستمی را برگزیده و این فلسفه را برای ملاحظه ی دنیای پیرامون خود و اندیشیدن درباره آن بکار برده ایم .بنابراین فلسفه سیستمی روشی برای ربط دادن اندیشه ها ,اصول و قوانین پیچیده و معنادار ساختن آنها تلقی می شود .

  مدیریت سیستمی : وقتی که واحد های سازمانی به صورت سیستم تنظیم و اداره می شوند , آن را مدیریت سیستمی یا مدیریت بر مبنای سیستم می نامند . فلسفه مدیریت سیستمی چهار ویژگی دارد :

۱- هدف مداری  ۲- سیستم مداری ۳- مسئولیت مداری ۴- مردم مداری

تحلیل سیستمی : فرایند تحلیل سیستمی به تصمیم گیری و مدل سازی منتهی می شود . تصمیم گیری مستلزم دستیابی به گزینه های عمل و ارزیابی و گزینش عمل یا راه حل مناسب است مدل سازی روش مناسبی برای تحلیل سیستم ها و بهتر کردن کیفیت  تصمیم گیری است .از مدل برای فهم چکیده ی سیستم استفاده می شود نه جزئیات آن .چون با سیستم واقعی نمی توان کار آزمایشی انجام داد , ازاینرواینامر از طریق مدل سازی انجام می گیرد .حال میتوان گفت که رویکرد سیستمی می تواند به طرق مختلف مدیران سازمانها را در فهم دنیای واقع و داشتن عملکرد اثربخش سازمانی مددکار باشد .

 

 

 

 

 

مطالعه و تحلیل سازمان از دید سیستمی، ضمن آشکارسازی پیچیدگیهای روابط و عوامل ساختاری و کارکردی سازمان، در عین حال، مدیران را به وظایف و نقشهای خطیرشان، بیشتر آگاه می سازد.

هرسی و بلانچارد(1988)، برای توضیح این نقشها، مطابق شکل۲، سیستم اجتماعی سازمان را، متشکل از چهار خرده سیستم می­دانند.

u   خرده سیستم اداری- ساختاری(به ساختار سازمانی و نظام اداری سازمان اشاره می کند و بر اختیار و مسئولیت تمرکز دارد)

 

u   خرده سیستم اطلاعاتی- تصمیم گیری(معرفشبکه های اطلاعات و تصمیم گیری برای فعال سازی سازمان است)

u   خرده سیستم اقتصادی- فنی

(معرف فعالیت سازمان از لحاظ فنی و اقتصادی است و هزینه ـ اثر بخشی کار را در چهار چوب هدفهای خاص سازمان مورد توجه قرار می دهد)

 

u   خرده سیستم انسانی- اجتماعی اجتماعی(معرفبعد انسانی ـ اجتماعی کار سازمانی است و بر روابط انسانی تأکید می کند)

 

با رویکرد سیستمی به وضوح، معلوم است که چهارخرده سیستم فوق متقابلاً به یکدیگر وابسته بوده و در تحقق هدفهای سازمان به شکل تعاملی، موثر واقع می­شوند. هر تغییری در یک خرده سیستم، موجب تغییراتی در سایر خرده سیستم­ها و در کل سیستم سازمان خواهد شد.

بنابراین، هیچ مدیری نمی­تواند با نادیده گرفتن یک خرده سیستم، خرده سیستم­های دیگر سازمان خود را مورد توجه و تاکید قرار دهد. ضمناً مدیریت سازمان نمی­تواند تاثیر متقابل سازمان و محیط، و تاثیرات نیروهای خارجی بر سازمان را نادیده انگارد.

 

 

شکل ۲- خرده سیستم­های سازمان (اقتباس از هرسی و بلانچارد، 1988).

 

 

رویکرد سیستمی و مدیریت

با ملاحظات فوق می­توان گفت که هر سازمانی یک سیستم است. رویکرد سیستمی، سازمان را به صورت یک کل و یک سیستم ملاحظه می­کند. برای درک و شناخت این کل، شناخت اجزا و عناصر تشکیل دهنده آن، و نیز روابط و کنش­های میان اجزا و عناصر ضروری است. در این کل، هر جزیی بدون اجزای دیگر نمی­تواند موثر عمل کند، هر تغییری که در واحدی از سازمان اتفاق می­افتد، در کل سازمان و محیط آن، و هر تغییر در محیط در سازمان و اجزای آن موثر واقع می شود.

نظریه­های جدید مدیریت، برای توصیف سازمان و توضیح و تبیین رفتار سازمانی، از مفاهیم سیستمی مدد می­گیرند به جای تاکید بر یک یاچند جنبه، کل سازمان را مورد توجه قرار می دهند. رویکرد سیستمی برای درک و فهم مدیریت سازمان سوالاتی نظیر موارد زیر مطرح می سازد:

1- اهدافی که سیستم درصدد تحقیق آنهاست، چیست؟

2- اجزای مهم سیستم کدامند؟

3- ماهیت روابط و وابستگیهای متقابل اجزا چیست؟

4- فرایندهای اصلی پیوند دهنده اجزا به یکدیگر و ایجاد کننده سازگاری و یگانگی میان آنها کدامند؟ بنابراین، وظایف مدیر عبارت از این است که سازمان را به عنوان سیستم تعریف کند، اهداف آن را مشخص سازد، اجزای اصلی آن را ایجاد کند، و همه اجزا را از طریق فرایندهای ارتباط و تصمیم گیری یگانه سازد.

برای فهم اهمیت مسئله، باید رویکرد سیستمی را با رویکرد پیشین در قلمرو مدیریت مقایسه کرد. در گذشته، در آموزش و عمل مدیریت، اهمیت کارکردهایی نظیر برنامه­ریزی، سازماندهی، هدایت و کنترل و انجام دادن اثربخش آنها در محدوده سازمان به صورت منفرد و مجزا از محیط اجتماعی، مورد تاکید قرار می­گرفت. از این رو سازمان به صورت سیستم بسته یا موجودیتی بی نیاز و خودکفا تصور می­شد که نسبت به مسایل محیطی خود، نظیر تکنوولوژی، تاثیرات سیاسی و انتظارات اجتماعی، چندان اعتنایی نداشت. مثال بارز رویکرد سیستم بسته، تلقی انسان به عنوان موجود اقتصادی عاری از تاثیرات محیط اجتماعی و فرهنگی در مدیریت علمی است. رویکرد سیستمی، سازمانها را به عنوان سیستمهای پویایی در حال کنش و واکنش متقابل دایم با محیط ملاحظه می­کند. از این دیدگاه، سازمان به منزله سیستم باز، دروندادهایی به صورت مواد، نیروی کار، سرمایه و انواع اطلاعات از محیط دریافت می کند. سپس عملیاتی برای دگرگون سازی دروندادها انجام می دهد، و بروندادها یا بازده مطلوبی تولید می­کند تا برای توزیع، به محیط تحویل شود. سرانجام، از راه فرایند بازخورد، نتیجه ارزیابی محیط از برونداد سازمان به صورت اطلاعات به عنوان بخشی از درونداد به سازمان بر می­گردد تا در فعالیتهای بعدی آن مورد استفاده قرار گیرد. اگر محیط از بازده سازمان خشنود باشد، ادامه فعالیت سازمان میسر می­شود و اگر ناخشنود باشد، اصلاحات یا تغییراتی در سازمان صورت می­گیرد تا رابطه مطلوب میان سازمان و محیط آن محفوظ بماند.

بنابراین، ویژگی پر مزیت رویکرد سیستم باز، پاسخگو بودن آن نسبت به تغییرات محیطی است. در رویکردهای گذشته که سازمان، سیستم بسته تصور می شد، به دلیل عدم تعادل فعال سازمان با محیط، مکشلاتی از لحاظ پی­جویی و پیگیری تغییرات محیطی به وجود می­آمد. بنابراین سازمان به منزله سیستم باز، طبق شکل ۳مرکب از چهارعنصر اصلی است:

1- دروندادها که به صورت مادی، مالی، انسانی و اطلاعاتی وارد سازمان می­شوند.

2- دروندادها طی عملیات سازمان همراه با فرایندهای تکنولوژیکی و مدیریت تغییر و دگرگونی پیدا می کنند.

3- حاصل عملیات به صورت بازده یا بروندادها به اشکال خدمت یا تولید (مادی و معنوی) سود و زیان، رفتارکنان (رضایت یا نارضایتی و ...) و اطلاعات تحویل محیط می­شوند.

4- بالاخره، محیط (جامعه، مردم، سازمانها و ...) نسبت به بازده یا بروندادهای سازمان واکنش نشان داده، برای آن بازخورد اطلاعاتی تولید می­کن. بازخورد عبارت است از اطلاعات دریافتی سیستم درباره عملکرد واقعی آن.

شکل۳- سازمان به عنوان سیستم باز

 

نگاه به آموزش وپرورش به عنوان سیستم اجتماعی

در صورتی که نظام آموزش و پرورش رسمی را به عنوان سیستمی اجتماعی درنظر بگیریم می توان آنرا با استفاده از مفاهیم سه گانه ی دروندادها – فرایند –بروندادهاتصورکرد . آموزشوپرورشبرایانجامدادنماموریترسمیخود ( تحقق هدفهای آموزش و پرورش رسمی در جامعه )منابع مورد نیاز خود را به صورت دروندادها ( دانش و معرفت موجود در جامعه , منابع مالی و مادی و ارزشهای معتبر و مورد اعتقاد )از جامعه می گیرد  سپس از طریق فرایندهای پیچیده ای که مستلزم استفاده از ساختار سازمانی  افراد انسانی و تکنولوژی و ایفای  وظایف معینی است  دانش آموزان را تحت آموزش و پرپرش قرار می دهد و سرانجام نتیجه کار (بروندادهای‌) خودرا به صورت افرادی که از جهات مختلف تغییر یافته و صلاحیت و شایستگی پیداکرده اند به جامعه تحویل می دهد .

نقش­های مدیریت در سیستم سازمان

با عنایت به خرده سیستم­های سازمان به نظر می­رسد که مدیران در آن واحد باید چهار نقش مدیریتی ایفا کنند. هرسی و بلانچارد به نقل از آیچاک آدیزس، این نقشهای چهارگانه را به شرح زیر معرفی
می­کنند:

1- نقش تولیدی: این نقش مدیر، فعالیتهای خرده سیستم اقتصادی- فنی سازمان او را مورد تاکید قرار می دهد. مدیر در این نقش خود، در عرصه رقابت، به نتایجی برابر یا بهتر از رقبای خود نایل شود. این امر مستلزم داشتن دانش تخصصی در رشته کار اصلی سازمان است.

2- نقش اجرایی: وظیفه مدیر در این نقش عبارت است از طراحی، هماهنگی، نظارت و برقراری انضباط. در ایفای این نقش، مدیر می­کوشد که سازمان او به همان ترتیبی که طراحی شده، یعنی مطابق با ساختار و مقررات عمل نماید. نقش اجرایی به وضوح خرده سیستم اداری- ساختاری را مورد توجه قرار می دهد.

3- نقش نوآوری: در این نقش، مدیر باید کارآفرین و نوآور باشد. زیرا برخلاف مدیری که موظف است برنامه­ای را پیاده و تصمیمی را اجرا کند، کارآفرین باید برنامه­ی فعالیت و عمل خود را خلق نماید. او باید آغازگر و عامل تغییر باشد. نقش نوآوری به وضوح به خرده سیستم اطلاعاتی- تصمیم گیری مرتبط است.

با وجود این، برای رفتار مدیریتی مناسب، سه نقش تولیدی، اجرایی و نوآوری هم کافی به نظر نمی­رسند. سازمانهایی بوده­اند که توسط مدیرانی که واجد تواناییهایی در ایفای هر سه نقش بودند، با موفقیت اداره می­شدند، ولی به محض اینکه آنان به دلایل مختلف کنار رفتند، این سازمانها به سرعت نزول کردند. برای استمرار موفقیت سازمان مدیر به ایفای نقش دیگری نیز نیازمند است.

4- نقش یگانه سازی:منظور از یگانه سازی، فرآیند یکپارچه کردن هدفها و انگیزه­ها و فعالیتهای فردی و نظام سازمانی و تمامیت بخشیدن به آنها در قالب گروهی و سازمانی است. این امر مستلزم رهبری خلاق و پویاست و ایفای چنین نقشی معمولاً از عهده فردی بر می­آید که از یک سو، نسبت به عواطف و نیازهای کارکنان سازمان و از سوی دیگر نسبت به هدفها و ماموریتهای گروهی و سازمانی حساس باشد. چنین فردی می­تواند کل سازمان را در جهت هدفها و راهبردهای مشترک، متحد و یکپارچه سازد. این نقش با خرده سیستم انسانی- اجتماعی ارتباط دارد.

شما و مدیرانی که بتوانند هر چهارنقش فوق را با موفقیت ایفا کنند، بسیار اندک است. از این که می­توان اذعان کرد در سازمانهای پیچیده امروز مدیری که بتواند به تنهایی مدیریت کند، ناممکن است. از این رو باید در هر سازمانی افرادی شایسته ایفای نقشهای چهارگانه مدیریت، یعنی تولیدی، اجرایی، نوآوری و یگانه سازی وجود داشته باشند تا سازمان را به اتفاق هم، به صورت تیمی در جهت هدفها و ماموریتهای آن هدایت و رهبری کنند.

نتیجه گیری

  امروزه در قلمرومدیریت شاید نتوان مفهوم رایج ترازسیستم ورویکرد سیستمی پیداکرد.سیستم عبارتست از منظومه یا مجموعه عناصرواجزایی که با هم کنش وواکنش وارتباط متقابل دارند.سازمان؛یعنی قلمروکاروفعالیت مدیریت نیزسیستمی اجتماعی است.رویکردسیستمی,سازمان را یک کل یا سیستم تلقی میکند.برای درک وشناخت کل سازمان ,شناخت اجزاوعناصرمتشکله ی آن وروابط و واکنش های متقابل میان اجزا ومیان کل اجزا ضروری است .از دیدگاه سیستمی همه چیز به هم وابسته اند . مدیریت در هر سازمانی، وظیفه خطیری است که عملکرد اثربخش و کارآمد آن مستلزم بینش و رویکرد سیستمی، توانایی تشخیص و فهم پیچیدگیهایی موقعیتی، تصمیم گیری و اقدام مقتضی در حل مسایل و مشکلات سازمانی است. چنین مدیریتی، به وضوح، به همیاری  تلاش جمعی گروه مدیران نیاز خواهیم داشت.

 

 

 

منابع و ماخذ:

u    برتالنفی ،لودوینگ فون:نظریه عمومی سیستمها ،ترجمه کیومرث پریانی ،تهران  ،نشر تندر  ،۱۳۶۶.

u    علاقه­بند، علی، مدیریت عمومی، تهران، نشر روان،1391.

u    علاقه­بند، علی، مبانی نظری و اصول مدیریت آموزشی، تهران، نشر روان، 1393.

u    فرشاد، مهدی :نگرش سیستمی ،تهران ،انتشارات امیرکبیر، ۱۳۶۲

u    هرسی ، پال و بلانچارد کنث: مدیریت رفتار سازمانی ،ترجمه ی علی علاقه بند ،تهران امیر کبیر ،چاپ سی و دوم ،۱۳۸